Lasten predal prek IMAP/SMTP
Katerikoli predal pri vašem gostitelju (info@, prodaja@): vpišete IMAP in SMTP strežnik, uporabnika in gesli, Kolio povezavo preveri. Nova sporočila prenese vsakih 5 minut in odgovarja prek vašega SMTP.
Kje vas zastopa · E-pošta
AI odgovarjanje na e-pošto strank. Iz vašega naslova, po vaših pravilih.
Kolio je AI e-poštni agent za podjetja, ki se poveže na vaš obstoječi predal (IMAP/SMTP ali Gmail), prebere nova sporočila, loči stranke od množične pošte in strankam odgovori iz naslova podjetja — samodejno ali kot osnutek, ki ga vaša ekipa pregleda in pošlje. Uporablja ista navodila in bazo znanja kot po telefonu in v spletnem klepetu; ponudbo izda vaša prodaja.
7 dni brezplačno · brez kreditne kartice · privzeto izklopljeno, vklopite sami
AI osnutek · čaka na pregled
Od: info@norevia.exampleZa: katja.hribar@hribar-partnerji.exampleZadeva: Re: Povpraševanje: svetovanje o prodajnem procesuStanje: osnutek — ni poslano · AIPozdravljeni, gospa Hribar,hvala za povpraševanje in oprostite za čakanje. Kot dogovorjeno po telefonu, vas danes dopoldne pokliče Tomaž Zupan, vodja prodaje. Uvodni posvet imate rezerviran za torek ob 9:30.Svetovanje traja 90 minut in stane 120 €; uvodni posvet je brezplačen.Lep pozdrav,NoreviaPripravila ekipa Kolio · posodobljeno
Trije načini
Kako deluje AI odgovarjanje na e-pošto strank v treh načinih: izklop, osnutek, samodejno?
AI odgovarjanje na e-pošto strank je v Koliu zavestna odločitev naročnika, ne stranski učinek povezanega predala: privzeti način je izklop, pri katerem Kolio pošto samo bere in shranjuje v CRM. Priporočeni prvi korak je osnutek — AI za vsako sporočilo stranke pripravi odgovor, ki obleži v Pogovorih in čaka na vašo ekipo, dokler ga ne pošlje ali zavrže. Šele ko ste s kakovostjo zadovoljni, preklopite na samodejno. Zakaj se to splača: po podatkih SuperOffice 62 % podjetij na e-pošto strank sploh ne odgovori, povprečni odzivni čas pa presega 12 ur.
Izklop
Kolio pošto bere in shranjuje k pogovorom v CRM, a ne odgovarja. Ekipa piše in pošilja sama — kot doslej, le na enem mestu z klici in klepeti.
Osnutek za pregled
AI pripravi odgovor, ki v Pogovorih čaka z gumbi Pošlji, Pripravi nov osnutek in Zavrzi osnutek. Dokler ga ekipa ne pošlje, ne odide nikamor.
Kolio Pogovori: AI osnutek odgovora čaka na pregled — vaša ekipa ga pošlje, popravi ali zavrže Samodejno
AI odgovori sam, takoj ob naslednjem branju predala. Vsak poslani odgovor je v CRM označen kot AI in viden ob celotni niti s stranko.
| Način | Kaj naredi AI | Kdo pošlje odgovor | Kdaj ga uporabiti |
|---|---|---|---|
| Izklop (v nastavitvah »Izklopljeno«, privzeto) | Nič. Kolio pošto samo prebere in shrani v CRM k pogovorom. | Vaša ekipa, ročno | Ko želite samo pregled vse pošte s strankami ob klicih in klepetih — brez AI. |
| Osnutek (v nastavitvah »Testno«, priporočeno za začetek) | Za vsako sporočilo stranke pripravi osnutek odgovora iz vaših navodil in baze znanja; dejanja (termin, naloga) le predlaga. | Vaša ekipa — pregleda, po potrebi popravi, doda prilogo in klikne Pošlji | Prve tedne: vidite, kako bi AI odgovarjal na vašo resnično pošto, kje se moti in kaj v bazi znanja manjka. |
| Samodejno (v nastavitvah »Vklopljeno«) | Odgovori sam, brez pregleda; dejanja (termin, kontakt, naloga) izvede takoj. | AI agent Kolio, iz naslova podjetja | Ko so osnutki več tednov brez popravkov — za pogosta vprašanja, termine in prve odgovore na povpraševanja. |
Pošiljanje je v vseh načinih omejeno na odgovore strankam; na množično in sistemsko pošto AI ne odgovarja nikoli.
Vaš predal
Zakaj AI e-poštni agent odgovarja iz vašega predala (IMAP/SMTP ali Gmail), ne iz tujega?
AI e-poštni agent Kolio ne uvaja novega naslova: poveže se na predal, ki ga podjetje že ima, in odgovarja iz njega — stranka vidi info@vase-podjetje.si, ne generičnega naslova. Odgovor nosi sklic In-Reply-To na sporočilo stranke, zato nit v njenem poštnem odjemalcu ostane cela; v CRM ostane kopija vsake izmenjave. Gesli za IMAP in SMTP ter Googlov žeton so v bazi šifrirani; sporočil v predalu Kolio nikoli ne označuje kot prebranih — napredek si beleži sam, zato v vašem poštnem odjemalcu ostane vse, kot je bilo.
Gmail: AI osnutki odgovorov iz vašega Gmail naslova
Predal povežete z Googlovim računom (OAuth), brez gesla. Kolio bere mapo Prejeto in pošilja iz vašega Gmail naslova; AI osnutki odgovorov nastanejo v Koliu, v Pogovorih, ne v Gmailovi mapi Osnutki.
Če je nastavljeno oboje, ima prednost IMAP
Pravilo je izpisano na strani Nastavitve → E-pošta, kjer sta oba razdelka — predal IMAP/SMTP zgoraj, Google povezava spodaj. Pošiljatelj (ime in naslov) je isti za AI odgovore in za sporočila, ki jih vaša ekipa piše sama.
Samo stranke
Kdo dobi avtomatske odgovore na povpraševanja po e-pošti — in kdo jih ne dobi?
Avtomatski odgovori na povpraševanja po e-pošti gredo v Koliu samo ljudem, ki so podjetju res pisali. Ob prejemu Kolio vsako sporočilo označi kot množično, če ima glave List-Unsubscribe ali List-Id, Precedence: bulk ali Auto-Submitted — novičniki, sistemska obvestila, samodejni odgovori o odsotnosti. Enako obravnava sistemske pošiljatelje (mailer-daemon, no-reply, postmaster) in lastne naslove predala. Na takšna sporočila AI ne odgovori in zanje ne pripravi osnutka; v Pogovorih jih skrije privzeti pogled »Samo stranke«, pogled »Vsa pošta« pa jih pokaže. Odločitev pade ob prejemu, ko so glave še na voljo — za nazaj se ne da izračunati.
Odgovor dobi
Stranka ali potencialna stranka, ki piše s svojega naslova: povpraševanje, vprašanje o ceni ali roku, prošnja za termin, odgovor na vaše sporočilo.
Odgovora ne dobi
Novičniki in marketinška pošta, računi in obvestila spletnih storitev, sporočila o nedostavljeni pošti, samodejni odgovori o odsotnosti, lastna pošta iz istega predala.
Odločitev vaše ekipe
Zakaj Kolio kontaktov iz e-pošte ne ustvarja sam — in kako iz sporočila nastane naloga?
Kolio iz dohodne e-pošte ne ustvarja kontaktov v CRM samodejno. Sporočilo se vedno shrani in je vidno v Pogovorih; če kontakt s tem naslovom že obstaja, se nit pripne nanj, sicer ostane brez kontakta, dokler vaša ekipa ne klikne »Ustvari kontakt« — ta gumb vse dotedanje sporočila tega naslova poveže na novi kontakt. Razlog: samodejno ustvarjanje bi CRM polnilo s pošiljatelji, ki niso stranke (dobavitelji, sistemska obvestila), pripis osebe pa je odločitev vaše ekipe. Iz iste niti ekipa z gumbom »Dodaj nalogo« odpre nalogo za prodajo — ali pa nalogo predlaga AI: v načinu osnutek jo zabeleži kot predlog, ki se izvede šele ob pošiljanju odgovora, v samodejnem načinu takoj.
Naloga ustvarjenaapi:Lina
Povratni klic: Katja Hribar — povpraševanje za svetovanje o prodajnem procesu
NosilecTZTomaž Zupan· Vodja prodaje
KontaktKatja Hribar · Hribar & partnerji
PrioritetaVisokaRokdanes
Stranka je klicala v ponedeljek ob 18:42 (izven delovnega časa). Prejšnji teden je poslala povpraševanje prek spletnega obrazca in še ni dobila odgovora. Želi svetovanje o prodajnem procesu za ekipo 4 prodajalcev; okvirni proračun ni znan. Prosi za klic dopoldne. Prepis pogovora je na kontaktu.
Časovnica
- api:Lina · pon 18:46Naloga ustvarjena iz telefonskega pogovora
- api:Lina · pon 18:46Nosilec: Tomaž Zupan · prioriteta: visoka
Ob niti brez kontakta: »Ustvari kontakt«
Edina pot, po kateri iz e-pošte nastane kontakt. Obstoječa sporočila tega naslova se ob tem povežejo na novi kontakt, nove pa nanj pristanejo samodejno.
Ob niti: »Odpri kontakt«, »Dodaj v koledar«, »Dodaj nalogo«
AI dejanja s potrditvijo
Kar AI v osnutku predlaga (termin, kontakt, naloga), se izvede šele, ko ekipa klikne Pošlji. Zavržen osnutek za sabo ne pusti ne termina ne naloge.
En agent, trije kanali
Ali je to isti AI agent kot na telefonu in v spletnem klepetu?
AI e-poštni agent Kolio je isti agent, ki podjetje zastopa po telefonu in na spletni strani: uporablja ista navodila in bazo znanja, isti seznam storitev in ista orodja — preveri proste termine v Koledarju, prepozna stranko v CRM in bere iz vaših povezanih sistemov. Zato po e-pošti pove isto ceno in isti rok kot po telefonu; dvojnega vzdrževanja navodil ni. Razlika je le v slogu: e-poštni odgovor ima nagovor, cele odstavke in podpis podjetja (ali podpis člana, ki osnutek pošlje), telefonski pa dva kratka stavka. Že znane podatke o stranki (ime, telefon, podjetje iz CRM in podpisov) agent ne sprašuje znova.
Ista dejstva
Cene, storitve, roki in pogoji iz iste baze znanja. Kar ne ve, ne ugiba — napiše, da bo odgovorila vaša ekipa, in sporočilo ostane v Pogovorih.
Ista orodja
Prosti termini, rezervacija, kontakt in naloga v CRM — po e-pošti enako kot po telefonu. Ponudbe in cene po meri ne izdaja; to preda vaši prodaji.
Drug slog
Nagovor, jasni odstavki, do približno 600 besed, podpis podjetja. Zadnjih šest sporočil niti agent prebere, da odgovarja v kontekstu pogovora.
Priloge
Kaj se zgodi s prilogami: stranka pošlje sliko ali PDF, vaša ekipa odgovori s ponudbo?
Stranka lahko k e-pošti priloži sliko (PNG, JPEG, WebP, GIF) ali PDF do 10 MB — Kolio prilogo shrani ob sporočilu v Pogovorih in na kontaktu, vaša ekipa jo odpre ali prenese. Vsaka datoteka gre skozi preverjanje po vsebini, ne po imenu: tip se določi iz same datoteke, slike se na novo zakodirajo (odpadejo skriti metapodatki), PDF z aktivno vsebino (skripte, vdelane datoteke) je zavrnjen, prav tako vse druge vrste datotek. AI vidi samo ime, tip in velikost priloge, nikoli njene vsebine — v odgovoru zato prejem potrdi (»hvala za poslani načrt«), ne trdi pa, da jo je prebral. Vaša ekipa pa k osnutku pred pošiljanjem priloži lastne datoteke, na primer ponudbo v PDF — do 5 prilog in 20 MB na sporočilo.
Stranka → vam
Slika ali PDF do 10 MB ob dohodnem sporočilu. Shranjena je v Koliu, na voljo v Pogovorih in na kontaktu; prenos je dovoljen samo članom vaše ekipe z ustreznim dovoljenjem.
Vaša ekipa → stranki
K osnutku ali k novemu sporočilu pripnete ponudbo, cenik ali sliko; odide prek vašega SMTP oziroma Gmaila skupaj z besedilom. Samodejni odgovori AI prilog ne pošiljajo.
Preverjeno po vsebini
Dovoljeni so PNG, JPEG, WebP, GIF in PDF; HTML, SVG, ZIP in pisarniški dokumenti so zavrnjeni. Ob izbrisu kontakta (GDPR) se izbrišejo tudi njegove priloge.
Nastavitev
Kako povežete predal in vklopite AI odgovarjanje na e-pošto v štirih korakih?
AI odgovarjanje na e-pošto nastavite v Koliu enkrat, v razdelku Nastavitve → E-pošta; navodila in baza znanja so skupni s telefonom in spletnim klepetom, zato ju ne pišete znova.
01 Povežite predal: IMAP/SMTP ali Gmail
Vpišite podatke lastnega predala (IMAP in SMTP strežnik, uporabnik, gesli) ali kliknite »Poveži Google« za Gmail. Kolio povezavo preveri in začne nova sporočila prenašati v Pogovore; gesli sta v bazi šifrirani.
02 Preverite navodila in bazo znanja
Agent po e-pošti odgovarja iz istih navodil in iste baze znanja kot po telefonu. Dopolnite, kar stranke sprašujejo po e-pošti (dostava, plačilo, pogoji), in preizkusite odgovore v simulatorju.
03 Izberite način: začnite z osnutki
V kartici »AI e-poštni pomočnik« izberite »Testno« — AI pripravi osnutek za vsako sporočilo stranke, pošlje pa ga vaša ekipa. Privzeto je način izklopljen, zato brez vaše odločitve nihče ne dobi AI odgovora.
04 Preglejte osnutke v Pogovorih in po potrebi preklopite na samodejno
Nekaj tednov osnutke pošiljajte, popravljajte ali zavračajte; kjer se AI moti, dopolnite bazo znanja. Ko so osnutki brez popravkov, preklopite na »Vklopljeno« — preklop nazaj je kadar koli.
FAQ
Pogosta vprašanja o AI odgovarjanju na e-pošto
Ali AI e-poštni agent Kolio vidi vso mojo pošto?
Kolio bere nova sporočila v mapi Prejeto povezanega predala (IMAP INBOX oziroma Gmail oznaka Prejeto) od trenutka povezave naprej in jih shranjuje v CRM k pogovorom. Sporočil ne označuje kot prebranih in jih ne premika ali briše; gesli za IMAP in SMTP ter Googlov žeton so v bazi šifrirani. Pošte, poslane iz vašega poštnega odjemalca, ne prenaša.
Kaj Kolio naredi z novičniki, računi in samodejnimi obvestili?
Kolio jih ob prejemu označi kot množično pošto po glavah List-Unsubscribe, List-Id, Precedence: bulk in Auto-Submitted ter po sistemskih pošiljateljih (no-reply, mailer-daemon, postmaster). Na takšna sporočila AI ne odgovori in ne pripravi osnutka; v Pogovorih jih skrije pogled »Samo stranke«, pogled »Vsa pošta« pa jih pokaže.
Ali lahko začnem samo z AI osnutki odgovorov, brez samodejnega pošiljanja?
Način »Testno« v Koliu je priporočeni prvi korak: AI za vsako sporočilo stranke pripravi osnutek, ki v Pogovorih čaka na vašo ekipo — ta ga pošlje, popravi ali zavrže. Dejanja, ki jih AI v osnutku predlaga (termin, naloga), se izvedejo šele ob pošiljanju. Na samodejno odgovarjanje preklopite kadar koli, tudi nazaj.
Ali AI odgovori z mojega naslova ali z naslova Kolio?
AI e-poštni agent Kolio odgovarja iz povezanega predala podjetja — prek vašega SMTP strežnika ali vašega Gmail računa — z imenom in naslovom pošiljatelja, ki ju nastavite sami. Stranka vidi vaš naslov, odgovori pa pristanejo v vašem predalu in v Kolio Pogovorih. Če sta nastavljena oba, IMAP/SMTP in Gmail, ima prednost IMAP/SMTP.
Kako hitro AI odgovori na e-pošto stranke?
Kolio povezani predal preverja vsakih 5 minut in ob vsakem preverjanju obdela nova sporočila. V samodejnem načinu odgovor odide v istem teku, v načinu osnutek pa je osnutek po nekaj minutah pripravljen v Pogovorih in čaka na pregled vaše ekipe.
Ali lahko stranka pošlje prilogo in ali lahko odgovorim s ponudbo v PDF?
Stranka lahko priloži sliko (PNG, JPEG, WebP, GIF) ali PDF do 10 MB; Kolio prilogo preveri po vsebini, shrani ob sporočilu in jo pokaže vaši ekipi v Pogovorih. AI vidi samo ime in velikost priloge, ne vsebine. Vaša ekipa k osnutku ali novemu sporočilu pripne do 5 datotek (skupaj 20 MB), na primer ponudbo v PDF; samodejni AI odgovori prilog ne pošiljajo.
Ali AI iz e-pošte sam ustvari kontakt v CRM?
Kolio iz dohodne e-pošte kontaktov ne ustvarja samodejno: sporočilo se shrani in pripne na obstoječi kontakt z istim naslovom, sicer ostane brez kontakta, dokler vaša ekipa ne klikne »Ustvari kontakt«. Tako CRM ne polnijo dobavitelji, novičniki in sistemska obvestila, pripis osebe pa ostane odločitev vaše ekipe.
AI e-poštni agent iz vašega predala — začnite z osnutki, brezplačno.
Povežite predal, izberite »Testno« in nekaj tednov glejte, kako bi AI odgovarjal na vašo resnično pošto. Brez kreditne kartice.
7 dni brezplačno · preklic kadar koli
Preberite tudi