Ogled ali obisk na lokaciji
Ogled prostora, izmera pohištva, obisk monterja. Agent vpraša za naslov in ga zapiše v opombo termina, da ekipa ve, kam gre.
Prodaja · Termini, ogledi, sestanki
AI naročanje terminov po telefonu. Dogovorjen, medtem ko ste na drugem klicu.
Kolio je AI agent za podjetja, ki po telefonu, na spletu in po e-pošti 24/7 sam sklene termin: preveri proste termine v Koledarju Kolio ali povezanem zunanjem sistemu, upošteva delovni čas lokacije in razpoložljivost izvajalcev, rezervira ter pošlje potrditev in opomnik po e-pošti. Stranka termin po telefonu tudi prestavi ali odpove. Ponudbo izda vaša prodaja.
7 dni brezplačno · brez kreditne kartice · interni koledar deluje takoj
pon
tor
sre
čet
pet
8:009:0010:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:00
Pripravila ekipa Kolio · posodobljeno
Edina transakcija
Kaj pri AI naročanju terminov po telefonu agent sklene sam?
AI naročanje terminov po telefonu je edina transakcija, ki jo agent Kolio sklene sam, brez potrditve vaše ekipe: ogled, svetovanje ali sestanek, meritev ali servisni obisk. Termin sklene v istem klicu, ne s povratnim klicem naslednji dan — stranki ni treba čakati na odzivnik. Vse, kar zahteva odločitev podjetja — cena, ponudba, naročilo — gre vaši prodaji kot naloga v CRM. To ni ovira, ampak namen: po podatkih Zocdoc je skoraj 40 % terminov rezerviranih izven delovnega časa, med 17. in 9. uro, ko pri telefonu ni nikogar.
Svetovanje ali sestanek
Uvodni posvet, svetovanje, online sestanek. Agent pove, kdo iz ekipe vodi sestanek, in stranki po e-pošti pošlje potrditev s podatki.
Meritev ali servisni termin
Termin za meritev, servis ali pregled. Če ima storitev več izvajalcev ali lokacij, agent ponudi prvi prosti termin pri katerem koli od njih.
Prosti termini
Kako bot za rezervacijo terminov preveri, kateri termin je prost?
Bot za rezervacijo terminov je del agenta Kolio, ki prost termin izračuna kot presek treh pogojev: delovnega časa lokacije, razpoložljivosti vsaj enega izvajalca, ki storitev opravlja na tej lokaciji in takrat ni zaseden. Agent ne ugiba — če v koledarju ni prostega termina, ga stranki tudi ne ponudi. Predlaga največ dva ali tri termine, ki ustrezajo želji stranke (»četrtek popoldne«), in rezervira tistega, ki ga izbere.
Interni koledar Kolio: lokacije, izvajalci, razpoložljivost
V Koledarju Kolio nastavite storitve s trajanjem in ceno ter izvajalci, lokacije z delovnim časom, razpoložljivost članov in izjeme (dopust, praznik) ter izvajalce z lastnim urnikom. Deluje takoj, brez povezav — termin, ki ga sklene agent, vidi vaša ekipa v istem tedenskem pogledu, kjer ureja svoje.
Zunanji sistem: vaš obstoječi koledar ali sistem za naročanje
Če termine že vodite drugje, agent proste termine bere iz povezanega sistema in tam tudi rezervira — pisanje vklopite sami, za vsako orodje posebej. V Kolio CRM ostane zapis, kdo je bil naročen in kaj je bilo dogovorjeno.
Po rezervaciji
Kaj sledi rezervaciji: potrditev, opomnik na termin po e-pošti, prenaročanje po telefonu?
Po rezervaciji Kolio stranki takoj pošlje potrditev po e-pošti — če je dala naslov — in na dan termina ob 7:30 zjutraj še opomnik na termin po e-pošti, z isto uro in lokacijo, kot ju vidi vaša ekipa v koledarju. Prenaročanje po telefonu je enako preprosto kot naročanje: stranka pokliče, agent jo prepozna po številki, pove, kateri termin ima, in ga prestavi ali odpove. Za prestavljeni termin gre nova potrditev, opomnik pa se pošlje enkrat na termin — stranka ne dobi treh sporočil za isti obisk. Opomnik ni malenkost: po sistematičnem pregledu 29 študij (Hasvold & Wootton, 2011) opomniki zmanjšajo neprihode na termin za približno tretjino.
| Dogodek | Kdo | Kdaj | Kanal |
|---|---|---|---|
| Rezervacija termina | AI agent Kolio | med pogovorom, po preverjanju koledarja | telefon, splet, e-pošta |
| Potrditev termina | AI agent Kolio | takoj po rezervaciji, če stranka da e-naslov | e-pošta |
| Opomnik na termin | Kolio (samodejno) | na dan termina ob 7:30, enkrat na termin | e-pošta |
| Prestavitev termina | AI agent Kolio na željo stranke | med pogovorom, na prvi prosti termin | telefon, splet, e-pošta |
| Odpoved termina | AI agent Kolio na željo stranke | med pogovorom; termin dobi stanje »odpovedan« | telefon, splet, e-pošta |
| Sprememba s strani ekipe | vaša ekipa | kadar koli, s premikom v koledarju | Kolio Koledar |
| Opomnik po SMS | — | zaenkrat ni na voljo; opomnik gre po e-pošti | — |
Več lokacij in izvajalcev
Kako deluje avtomatsko naročanje strank pri več lokacijah in izvajalcih?
Avtomatsko naročanje strank v Koliu deluje z eno nastavitvijo tudi, kadar ima podjetje več izvajalcev, več lokacij ali več strank hkrati: storitev ima več izvajalcev (na primer tri svetovalce, ki jo opravljajo hkrati), vsak izvajalec svoj urnik, vsaka storitev lahko svojo lokacijo. Agent ponudi termin samo tam in takrat, ko je prost izvajalec, ki storitev res opravlja — stranka pa dobi ime osebe in naslov lokacije v potrditvi. Kar naročanje omejuje, nastavite na storitvi: koliko dni naprej se sme naročati in koliko časa pred terminom se še sme.
Storitve in izvajalci
Ena storitev s tremi izvajalci — namesto treh skoraj enakih storitev, med katerimi bi bot izbral prvo po imenu. Prekrivanje se preverja znotraj iste storitve.
Izvajalci in urniki
Vsakemu članu ekipe določite storitve, ki jih opravlja, in tedenski urnik z izjemami. Storitev brez določenih izvajalcev sledi samo svojemu urniku — tako, kot je delovala do zdaj.
Lokacije in omejitve
Storitev ima lokacijo (salon, poslovalnica), obzorje naročanja (privzeto 30 dni naprej) in najkrajši čas pred terminom (privzeto 60 minut). Agent teh mej ne prestopi.
Primer pogovora
Primer: naročanje na sestanek v spletnem klepetu v sredo ob 16:05
V demo klepetu gospod Pavlin ob 16:05 na spletni strani podjetja Norevia vpraša za termin v četrtek. AI agentka Lina predlaga brezplačen uvodni posvet ali online sestanek, preveri četrtek popoldne v Koledarju in ponudi 14:00 ali 15:30. Stranka izbere 14:00, pusti ime in e-naslov, Lina rezervira in pošlje potrditev s povezavo do sestanka. Vodja prodaje Tomaž Zupan vidi termin v koledarju in kontakt s celotnim pogovorom v CRM — pred sestankom ve, s kom govori in o čem.
Nastavitev
Kako nastavite AI naročanje terminov v štirih korakih?
01 Vnesite storitve: trajanje, cena, izvajalci
V Koledarju ustvarite storitve, za katere se stranke naročajo (uvodni posvet 30 min, ogled 60 min …). Za vsako določite trajanje, ceno, izvajalce, obzorje naročanja in najkrajši čas pred terminom.
02 Nastavite urnik in izvajalce
Tedenski urnik storitve in izjeme (dopust, prazniki). Če storitev opravlja več oseb, jim jo pripišite in vsaki določite lasten urnik — agent bo ponujal samo termine, ko je prost kdo od njih.
03 Povejte agentu, kako naj naroča
V navodilih v navadnih stavkih: katero storitev naj predlaga novim strankam, kaj naj vpraša (naslov za ogled, e-naslov za potrditev), koliko terminov naj ponudi. Preizkusite v simulatorju.
04 Vklopite kanale in spremljajte koledar
Povežite številko, vgradite spletni klepet ali povežite e-poštni predal. Vsak sklenjen termin je takoj v koledarju, kontakt in prepis pogovora pa v CRM — vaša ekipa termin po potrebi premakne z miško.
FAQ
Pogosta vprašanja o AI naročanju terminov
Kaj se zgodi, če dva kličeta za isti termin hkrati?
AI agent Kolio zasedenost preveri tik pred zapisom termina in ne le ob ponudbi. Če je drugi klicatelj isti termin zasedel sekundo prej, prvi zapis ne uspe in agent stranki takoj ponudi naslednji prosti termin — isti izvajalec ni nikoli dvojno zaseden.
Ali lahko omejim, koliko dni naprej se stranke naročajo?
Na vsaki storitvi v Kolio Koledarju sta nastavitvi obzorje naročanja (privzeto 30 dni naprej) in najkrajši čas pred terminom (privzeto 60 minut). AI agent ponuja samo termine znotraj teh mej, ne glede na to, kako stranka vpraša.
Ali AI agent pošlje opomnik na termin po SMS?
Kolio opomnik na termin pošlje po e-pošti, na dan termina ob 7:30 zjutraj po času podjetja, in to enkrat na termin. Opomnik po SMS zaenkrat ni na voljo; potrditev termina gre stranki po e-pošti takoj po rezervaciji.
Lahko stranka termin po telefonu sama prestavi ali odpove?
AI agent Kolio stranko prepozna po telefonski številki ali e-naslovu, pove, kateri termin ima, in ga na njeno željo prestavi na prvi prosti termin ali odpove. Prestavljeni termin dobi novo potrditev po e-pošti, odpovedani pa v koledarju stanje »odpovedan«, da vaša ekipa vidi, kaj se je zgodilo.
Ali moram za AI naročanje terminov povezati Google Koledar ali drug sistem?
Za AI naročanje terminov v Koliu ni potrebna nobena povezava: interni koledar s storitvami, urniki in izvajalci deluje takoj po registraciji. Če termine že vodite v drugem sistemu, ga lahko povežete, agent pa proste termine bere in rezervira tam.
Ali AI agent skupaj s terminom sklene tudi ponudbo ali naročilo?
AI agent Kolio sklene samo termin. Ponudbo, ceno, popust ali naročilo ne določa — povpraševanje s prepisom pogovora preda vaši prodaji kot nalogo v CRM, sestanek pa vodi oseba iz vaše ekipe, ki jo agent stranki tudi imenuje.
Avtomatsko naročanje strank 24/7 — začnite brezplačno.
Vnesite storitve in urnik, preizkusite naročanje v simulatorju in vklopite telefon. Brez kreditne kartice.
7 dni brezplačno · preklic kadar koli
Preberite tudi