Ekipa · Koledar

Koledar za naročanje strank, v katerega agent vpisuje sam.
Vaša ekipa ga gleda — in po potrebi premakne.

Kolio ima vgrajen koledar za naročanje strank, ki ga upravlja AI agent: preveri proste termine glede na delovni čas lokacije, razpoložljivost izvajalcev in že zasedene termine, rezervira, prestavi ali odpove. Vaša ekipa termine vidi po tednu ali dnevu, filtrira po lokaciji in članu, jih premika z vlečenjem in pri vsakem vidi kontakt v CRM. Stran Termini, ogledi, sestanki opisuje doživetje stranke; povezave pokrivajo zunanji koledar.

Začnite brezplačnoPoglejte, kaj agent dela sam →

7 dni brezplačno · brez kreditne kartice · koledar deluje takoj, brez povezav

Kolio Koledar — tedenski koledar za naročanje strank demo podjetja Norevia s termini po dnevih, filtri po storitvi (Uvodni posvet, Svetovanje, Online sestanek, Podpora, Implementacija), lokaciji in nosilcu ter gumbom Nov termin
Kolio Koledar · demo podjetje Norevia · tedenski pogled s filtri po storitvi, lokaciji in nosilcu

Pripravila ekipa Kolio · posodobljeno

~40 %
terminov je rezerviranih izven delovnega časa, med 17. in 9. uro — agent jih vpiše, ekipa jih zjutraj že vidiVir: Zocdoc
34 %
manj neprihodov na termin z opomnikom — tehtano povprečje 29 študijVir: Hasvold & Wootton, J Telemed Telecare 2011
29 %
manj neprihodov že s samodejnim opomnikom, brez klica ekipe — Kolio ga pošlje samVir: Hasvold & Wootton, J Telemed Telecare 2011
Kdo naredi kaj

Kaj v koledarju za naročanje strank agent naredi sam?

Koledar za naročanje strank v Koliu upravlja AI agent: po telefonu, na spletu in po e-pošti preveri prosti termin, ga rezervira, na željo stranke prestavi ali odpove, Kolio pa na dan termina samodejno pošlje opomnik po e-pošti. Termin je edina transakcija, ki jo agent sklene sam — ponudbo, ceno in naročilo izda vaša prodaja, ki ju dobi kot nalogo v CRM. Vaša ekipa v istem koledarju ureja svoje termine ročno, tudi izven objavljenega urnika. Zakaj je to pomembno: po podatkih Zocdoc je skoraj 40 % terminov rezerviranih med 17. in 9. uro, ko pri telefonu ni nikogar — zjutraj so že v koledarju.
Kdo naredi kaj v Kolio Koledarju: dejanje, kaj naredi AI agent sam in kaj vaša ekipa
DejanjeAI agent KolioVaša ekipa
Preveri prosti terminsam, med pogovorom: presek delovnega časa lokacije in razpoložljivosti prostega izvajalcavidi razpoložljivost v mreži; prosto mesto klikne
Rezervira terminsam, po preverjanju; termin dobi kontakt in izvor (telefon, splet, e-pošta)s klikom na prosto mesto — tudi izven urnika, s potrditvijo
Prestavi terminsam, na željo stranke, na prvi prosti terminpovleče termin na drug čas (pripenjanje na 5 minut)
Spremeni trajanjene — trajanje določa storitevpovleče spodnji rob termina
Odpove terminsam, na željo stranke; termin dobi stanje »preklican«gumb Prekliči (ostane prečrtan) ali Izbriši (trajno)
Potrditev po e-poštiče stranka želi in pove e-naslovkljukica »Pošlji stranki potrditveni e-mail« ob novem terminu
Opomnik na terminKolio samodejno: na dan termina ob 7:30, po e-pošti, enkratnič — pošlje se za vsak termin s kontaktom z e-naslovom
Ponudba, cena, naročilone — preda vaši prodaji kot nalogo v CRMda: ponudbo izda vaša prodaja
Storitve

Kako program za naročanje strank s koledarjem opiše storitve, lokacije in izvajalce?

Program za naročanje strank s koledarjem Kolio loči tri stvari. Storitev nosi trajanje (privzeto 30 minut), ceno, ki jo agent sme povedati, ime in opis v slovenščini in angleščini ter izvajalce, ki jo opravljajo; poleg tega ima obzorje naročanja (privzeto 30 dni naprej) in najkrajši čas pred terminom (privzeto 60 minut). Lokacija (salon, poslovalnica, online) ima naslov, tedenski delovni čas in zaprtja (prazniki, dopust). Izvajalec ima razpoložljivost po dnevih — na kateri lokaciji je in katere storitve tam izvaja. Koliko terminov iste storitve teče hkrati, ni nastavitev: toliko, kolikor je v tisti uri prostih izvajalcev. Spodaj so storitve demo podjetja Norevia, tako kot jih vidi vaša ekipa v nastavitvah.
Storitve demo podjetja Norevia v Kolio Koledarju: trajanje, cena, izvajalci in njihove lokacije
StoritevTrajanjeCenaIzvajalciLokacije izvajalcev
Uvodni posvet (brezplačno)30 min0 €Maja Kralj, Tomaž ZupanLjubljana / online
Svetovanje90 min120 €Maja Kralj, Tomaž Zupan, Nina OblakLjubljana, Tehnološki park 21
Online sestanek45 min60 €Maja Kralj, Tomaž Zupan, Jure PetekOnline (Google Meet)
Podpora60 min80 €Nina Oblak, Jure PetekOnline ali pri stranki
Implementacija (cena po ponudbi)240 minpo ponudbiNina OblakPri stranki

Storitev brez označenih izvajalcev nima prostih terminov — agent in spletno naročanje je ne ponujata, dokler ji ne dodelite vsaj enega člana. Termin za Implementacijo dogovori svetovalec po uvodnem posvetu — ponudbo izda vaša prodaja, ne agent.

Kolio Nastavitve → Naročanje → Lokacije: lokacije demo podjetja Norevia z naslovom, tedenskim delovnim časom po dnevih in razdelkom Zaprtja in prazniki
Prosti termin

Kako AI upravlja koledar, ne da bi ugibal: prosti termin je presek

AI upravlja koledar Kolio po enem pravilu: prosti termin je presek delovnega časa lokacije (brez zaprtij in praznikov) in razpoložljivosti vsaj enega izvajalca, ki na tej lokaciji izvaja to storitev in takrat ni zaseden z drugim terminom. Agent stranki ponudi samo termine iz tega preseka, znotraj obzorja naročanja in po najkrajšem času pred terminom. Če preseka ni, termina ne ponudi in ne ugiba. Pri več lokacijah stranko najprej vpraša, kam želi. Termini si sledijo po trajanju storitve (30-minutna storitev: 9:00, 9:30, 10:00 …), zasedenost pa se preveri še enkrat tik pred zapisom, da dva klicatelja ne dobita istega mesta.

Delovni čas lokacije

Vsaka lokacija (salon, poslovalnica, online) ima tedenski delovni čas po dnevih (na primer pon–pet 9–12 in 13–17) in zaprtja: prazniki in dopusti za eno ali vse lokacije. Izven njega agent termina ne ponudi; vaša ekipa ga ročno lahko vpiše, ob čemer koledar opozori, da je termin izven delovnega časa, in vpraša, ali ga vseeno shrani.

Delovni čas lokacije
Razpoložljivost izvajalca
Izvajalec še prost
∩
Prosti termini, ki jih agent sme ponuditi
8:0011:0014:0017:00
na voljoni na voljo (zaprto, zasedeno, odsotnost)

Razpoložljivost izvajalca

Vsak član ekipe ima svojo razpoložljivost po dnevih — na kateri lokaciji je, do kdaj se ponavlja in katere storitve tam izvaja (privzeto vse, ki jih ima). Termin obstaja le, ko je v tem oknu na voljo vsaj en izvajalec te storitve na tej lokaciji.

Prost izvajalec, ne kapaciteta

Koliko terminov iste storitve sme teči hkrati, določa število izvajalcev, ki so takrat prosti — brez ločene nastavitve. Izvajalec, zaseden z drugim terminom (tudi z drugo storitvijo ali s prostim dogodkom), za nove termine ne šteje. Preverjanje velja za vse poti enako — bot, spletno naročanje, ekipo in povezave.

Zaprtja, odsotnosti, izjeme

Lokacija ima zaprtja po dnevih ali obdobjih (praznik, kolektivni dopust) — za eno ali za vse lokacije. Član ima odsotnosti (dopust, izobraževanje) in enkratne izjeme (delna odsotnost od 10:00 do 11:30 ali dodatno okno izven običajne razpoložljivosti).

Pogled ekipe

Kako vaša ekipa v tedenskem koledarju termine premika, razteguje in filtrira?

Tedenski koledar Kolio prikaže lokacije, izvajalce in razpoložljivost v eni mreži: stolpci so dnevi, sive lise so delovni čas izbrane lokacije in razpoložljivost izbranega člana, vsak termin nosi uro, ime kontakta, storitev in lokacijo. Filtrirate po lokaciji in po članu (Vsi · Jaz · posameznik); seznam vseh terminov s filtri po obdobju, statusu, viru in nosilcu je v CRM → Termini. Preklop na dnevni pogled si koledar zapomni; na ozkem zaslonu se odpre dnevni. Kar naredi agent po telefonu ali na spletu, se v mreži pokaže brez osveževanja strani — koledar se sam osveži vsako minuto, razen ko ravno vlečete ali urejate termin.

pon
tor
sre
čet
pet
8:009:0010:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:00
Uvodni posvet · Golob
Svetovanje · Peterlin
Podpora · Vidmar
Implementacija · Peterlin
Svetovanje · Novak
Uvodni posvet · Kralj
Lina preverja koledar za četrtek popoldne …
Kolio · spletni klepet z demo podjetjem Norevia · Lina preveri četrtek in rezervira

Teden in dan

Tedenski pogled je privzet; dnevni pokaže en dan v celi širini. Barva termina pove stanje: potrjen, čaka, opravljen, neprihod, preklican (prečrtan). Značka pove izvor — telefon, splet ali API.

Vlečenje in raztegovanje

Termin povlečete na drug čas ali dan, spodnji rob povlečete za drugo trajanje — oboje se pripne na 5 minut in pred zapisom vpraša za potrditev. Preklicanih terminov ni mogoče premikati.

Filtri: storitev, lokacija, nosilec

Pilule po storitvi in lokaciji, stikalo »Vsi / Moji« za lastne termine in prikaz preklicanih. Klik na prosto mesto odpre nov termin z izbrano storitvijo, kontaktom iz CRM, nosilcem in opombo.

Prosti termin je v Koliu presek delovnega časa lokacije in razpoložljivosti vsaj enega izvajalca, ki na tej lokaciji izvaja storitev in takrat ni zaseden — minus zaprtja, prazniki in odsotnosti za tisti dan. Če preseka ni, agent termina ne ponudi in ne ugiba.

Kontakt in pogovor

Zakaj je v koledarju terminov za podjetje vsak termin vezan na kontakt in pogovor?

Koledar terminov za podjetje Kolio vsak termin poveže s kontaktom v CRM: kdo je rezerviral, po katerem kanalu in kaj je bilo dogovorjeno. Termin, ki ga sklene agent, nosi izvor (telefon, splet ali e-pošta) in sklic na pogovor, iz katerega je nastal — na kartici kontakta so zato skupaj povezani termini, povezani klici s povzetkom in e-pošta, v pregledu Pogovorov pa ima nit z rezervacijo značko »termin«. Termin, ki ga vpiše vaša ekipa, dobi kontakt z iskanjem po imenu ali telefonu. Pred sestankom tako vsak v ekipi ve, s kom govori in o čem — brez klicanja po pisarni.
Kolio CRM — kartica kontakta v koledarju terminov za podjetje: povezani termini z nosilcem in stanjem, povezani klici s povzetkom pogovora ter e-pošta z AI osnutkom odgovora
Kolio CRM: kontakt s povezanimi termini, klici in e-pošto — ekipa pred terminom vidi celoten pogovor
Zunanji koledar

Kaj, če termine že vodite v zunanjem koledarju ali rezervacijskem sistemu?

Koledar Kolio ni pogoj: kdor termine že vodi drugje, ga s Koliom poveže prek povezave s koledarjem in rezervacijskim sistemom — agent proste termine bere iz vašega sistema in tam tudi rezervira, kadar pisanje izrecno dovolite. Velja tudi obratno: zunanji sistem lahko bere in piše v Kolio Koledar prek istih orodij, ki jih uporablja vaša ekipa, z API ključem, ki nikoli ne preseže pravic člana, ki ga je izdal.

Več o povezavi s koledarjem in rezervacijskim sistemom →

Kolio bere in piše v vaš sistem

Agent prek povezave MCP ali API preveri proste termine v vašem koledarju ali sistemu za naročanje. Pisanje je privzeto izklopljeno — vklopite ga za vsako orodje posebej.

Vaš sistem bere in piše v Kolio

MCP strežnik in REST API v1: seznam lokacij, terminov in storitev, iskanje prostih terminov po lokaciji, ustvarjanje, prestavitev, preklic. Vsak zapis gre skozi isto preverjanje delovnega časa in razpoložljivosti kot pri agentu.

Obveščanje o spremembah

Webhooki booking.created in booking.cancelled s podpisom obvestijo vaš sistem o terminih, ki nastanejo prek povezave. V zapisih vidite, katera integracija je posegla.

Nastavitev

Kako nastavite storitve, urnik in izvajalce v treh korakih?

Koledar za naročanje strank nastavite v Koliu enkrat, velja pa za vse kanale in za vašo ekipo. Podrobna navodila so v Pomoči.
  1. 01

    Vnesite lokacije in storitve

    V Nastavitve → Naročanje vpišite lokacije z naslovom, delovnim časom in zaprtji, nato storitve: ime in opis (SL in EN), trajanje, ceno, ki jo agent sme povedati, obzorje naročanja in najkrajši čas pred terminom. Pri vsaki storitvi označite, kdo jo izvaja. Storitev, ki je ne želite ponujati, izklopite.

  2. 02

    Nastavite razpoložljivost članov

    Vsakemu članu ekipe vpišite tedensko razpoložljivost: dan, ure, lokacija in — če ne izvaja vsega — samo nekatere storitve; ponavljanje z ali brez končnega datuma, odsotnosti posebej. Koledar delovni čas in razpoložljivost pokaže kot svetlejši pas v mreži.

FAQ

Pogosta vprašanja o koledarju za naročanje strank

Ali lahko ekipa termine vpisuje ročno, tudi izven urnika?

Vaša ekipa v Kolio Koledarju termin vpiše s klikom na prosto mesto ali z gumbom Nov termin, tudi izven delovnega časa lokacije ali razpoložljivosti člana — koledar pri tem opozori in vpraša, ali termin vseeno shrani. Delovni čas in razpoložljivost omejujeta AI agenta, spletno naročanje in povezave, ne ekipe; preverjanje dvojne zasedbe izvajalca velja za vse.

Kako nastavim tri stole ali dva frizerja?

V Koliu ni ločene kapacitete: hkratnih terminov je toliko, kot je prostih izvajalcev. Dva frizerja, ki striženje izvajata in sta ob 10:00 na voljo, pomenita dva termina ob 10:00; tretji stol brez frizerja ne šteje. Če ima salon več lokacij, vsak frizer v razpoložljivosti pove, kje in katere storitve izvaja.

Ali lahko vsak izvajalec vidi samo svoje termine?

Član ekipe v Kolio Koledarju s filtrom »Jaz« pokaže samo termine, pri katerih je nosilec, s filtrom po članu pa termine kateregakoli sodelavca; senčenje mreže sledi razpoložljivosti izbranega člana. Vsi člani z dovoljenjem za koledar in termine sicer vidijo koledar celega podjetja; ločenega dovoljenja »samo svoji termini« Kolio zaenkrat nima.

Kaj, če že uporabljamo Google Koledar ali drug sistem za naročanje?

Kolio se z obstoječim koledarjem ali rezervacijskim sistemom poveže prek MCP ali API: AI agent proste termine bere iz vašega sistema in tam rezervira, kadar pisanje dovolite. Neposredne sinhronizacije z Google Koledarjem Kolio trenutno ne ponuja; povezava gre prek standardnih orodij, opisanih na strani o povezavi s koledarjem.

Kdaj gre opomnik stranki?

Kolio opomnik na termin pošlje po e-pošti na dan termina ob 7:30 zjutraj po času podjetja, enkrat na termin, za vsak termin s kontaktom, ki ima e-naslov. Termin, ustvarjen po 7:30 za isti dan, dobi opomnik ob naslednjem teku, do začetka termina.

Kaj se zgodi, če dva kličeta za isti termin hkrati?

AI agent Kolio zasedenost preveri tik pred zapisom in ne le ob ponudbi: če je drugi klicatelj isti termin zasedel sekundo prej, prvi zapis ne uspe in agent stranki takoj ponudi naslednji prosti termin. Dvojne rezervacije istega izvajalca ne nastanejo.

Koledar, v katerega vpisuje agent — začnite brezplačno.

Vnesite storitve in urnik, pripišite izvajalce in preizkusite naročanje v simulatorju. Brez kreditne kartice.

7 dni brezplačno · preklic kadar koli

Preberite tudi