Katere vloge obstajajo v računu?
Vsak član računa Kolio ima natanko eno od treh vlog: lastnik (owner), skrbnik (admin) ali član ekipe. Lastnik ima samodejno vsa dovoljenja; skrbnik in član ekipe imata samo tista, ki jih lastnik izrecno označi.
Lastnik računa je uporabnik, ki je račun ustvaril ob registraciji. Je nosilec naročnine, edini dodaja, ureja, deaktivira in odstranjuje člane ter ima implicitno vseh 13 dovoljenj. V računu je vedno natanko en lastnik.
| Vloga | Napis v aplikaciji | Dovoljenja | Upravlja člane | Kako nastane |
|---|---|---|---|---|
| owner | Lastnik | vsa (implicitno, ni jih mogoče odvzeti) | da — edini | javna registracija (Google ali e-pošta in geslo) |
| admin | Skrbnik | samo označena | ne | doda ga lastnik na strani Uporabniki |
| član ekipe | Član ekipe | samo označena | ne | doda ga lastnik na strani Uporabniki |
Skrbnik in član ekipe se tehnično razlikujeta le po nazivu — dostop obeh določa izključno nabor označenih dovoljenj. Naziv uporabite za organizacijo ekipe (na primer skrbnik = vodja, član ekipe = operater).
Kaj odpre posamezno dovoljenje?
Dovoljenje je ključ, ki članu odpre en modul Kolia: postavko v meniju, pripadajoče strani in server akcije nad istimi podatki. Član brez dovoljenja postavke v meniju sploh ne vidi, neposredna povezava na stran pa ga zavrne.
| Dovoljenje (napis v obrazcu) | Ključ | Kaj odpre v meniju |
|---|---|---|
| Kontakti (CRM) | kontakti | CRM → Kontakti |
| Naloge | naloge | CRM → Naloge |
| Koledar in termini | termini | CRM → Koledar |
| Storitve in razpoložljivost | storitve | Nastavitve → Storitve, Nastavitve → Razpoložljivost članov |
| Klicni center in transkripti | klicni-center | Pogovori (klici, spletni klepeti, e-pošta) |
| AI pomočniki (simulatorja) | agenti | AI pomočniki → Klicni simulator, Spletni simulator |
| Softphone (spletni telefon) | softphone | razdelek Softphone na strani Nastavitve → Telefonija |
| Baza znanja | baza-znanja | AI pomočniki → Baza znanja |
| Email marketing | email-marketing | trenutno brez lastne postavke v meniju; pokriva scope email:write (pošiljanje pošte prek API ključa) |
| Poročila | porocila | Poročila |
| Vodniki in blog | blog | Vodniki in blog |
| Nastavitve (bot, telefonija, SIP) | nastavitve | Nastavitve → Splošno, Navodila agenta, Telefonija, E-pošta, MCP viri in integracije, GDPR in zasebnost |
| Uporabniki in dostopi | uporabniki | Nastavitve → Uporabniki (ogled seznama; spremembe ostanejo lastniku) |
| Naročnina in plačila | billing | Poraba, Naročnina |
Postavka Pregled (nadzorna plošča) je vidna vsem aktivnim članom brez posebnega dovoljenja. Stran Moj profil je v uporabniškem meniju in ne zahteva dovoljenja.
Dovoljenja in API ključi
API ključi in MCP konektor nikoli ne presežejo pravic člana, ki jih je izdal: vsak scope ključa je preslikan v eno od zgornjih dovoljenj (na primer bookings:write zahteva Koledar in termini, contacts:read zahteva Kontakti (CRM)). Podrobnosti so v poglavjih REST API in webhooki in MCP.
Kako dodam člana ekipe?
Člana doda lastnik z obrazcem Nov uporabnik na strani Nastavitve → Uporabniki: vpiše e-pošto, ime in priimek, izbere vlogo in označi dovoljenja. Kolio nato ustvari člana in izpiše enkratno povezavo, prek katere si član sam nastavi geslo.
Odprite stran Uporabniki
Prijavite se kot lastnik računa. Če niste lastnik, so gumbi vidni, a onemogočeni z pojasnilom Uporabnike lahko dodaja in spreminja samo lastnik računa.
Nastavitve → UporabnikiIzpolnite obrazec Nov uporabnik
Vpišite E-pošta (postane prijavno ime; Kolio jo shrani z malimi črkami in brez presledkov) in Ime in priimek. E-pošta mora biti veljavna, sicer obrazec vrne Vnesite veljaven e-naslov.
Izberite vlogo
V polju Vloga izberite Skrbnik ali Član ekipe. Lastnika tu ni mogoče izbrati.
Označite dovoljenja
V razdelku Dovoljenja označite module, ki jih član potrebuje (glej tabelo zgoraj). Neoznačena dovoljenja pomenijo, da član postavke ne vidi. Dovoljenja lahko pozneje kadar koli spremenite.
Kliknite Ustvari uporabnika
Kolio ustvari člana in prikaže okvir Povezava za nastavitev gesla z gumbom Kopiraj. Povezava se prikaže samo enkrat.
Predajte povezavo članu
Kolio povezavo članu samodejno pošlje po e-pošti (okvir to izpiše kot Povezavo smo članu poslali tudi po e-pošti). Če je član v predalu ne najde, mu jo z gumbom Kopiraj predajte po varni poti (interni klepet, osebno). Član jo odpre, izbere geslo (najmanj 8 znakov) in se nato prijavi na strani za prijavo.
Kako deluje povezava za nastavitev gesla?
Povezava za nastavitev gesla je enkratni žeton v obliki https://kolio.si/nastavi-geslo/…, ki velja 7 dni, se lahko uporabi enkrat in je v bazi shranjen samo kot zgoščena vrednost — zato je pozneje ni mogoče znova prikazati. Gesla ne nastavlja lastnik, ampak član sam.
- Veljavnost: 7 dni od izdaje. Po poteku stran za nastavitev gesla izpiše Povezava ni več veljavna in član mora lastnika prositi za novo.
- Enkratna uporaba: ko član geslo shrani, je žeton porabljen. Isto povezavo ni mogoče uporabiti dvakrat.
- Nova povezava razveljavi prejšnjo: gumb Nova povezava za geslo na kartici člana izda nov žeton in vse še neporabljene stare označi kot porabljene (napis Ustvarjena je nova povezava. Prejšnja ne velja več.).
- Značka »geslo še ni nastavljeno«: na kartici člana gori, dokler član povezave ne unovči. Član, ki se prijavlja z Googlom, ima namesto nje značko prijava z Googlom.
- Google uporabnik: članu, ki se prijavlja z Google računom, povezave za geslo ni mogoče izdati (Uporabnik se prijavlja z Google računom — povezava za geslo ni potrebna.).
- Lastnik: lastniku gesla drug član ne more ponastaviti; lastnik ga spremeni sam v razdelku Sprememba gesla na strani Moj profil.
Odprite kartico člana
Na strani Uporabniki poiščite člana, ki je povezavo izgubil ali mu je potekla.
Nastavitve → UporabnikiKliknite Nova povezava za geslo
Kolio izda nov žeton z veljavnostjo 7 dni in prejšnji neporabljeni žeton razveljavi.
Kopirajte in predajte povezavo
Z gumbom Kopiraj jo prenesite v odložišče in pošljite članu po varni poti. Član si prek nje nastavi novo geslo (najmanj 8 znakov).
En uporabnik, več računov: kako preklapljam?
En uporabnik Kolia (ena e-pošta, eno geslo ali Google prijava) je lahko član poljubno mnogo računov, v vsakem s svojo vlogo in svojimi dovoljenji. Med računi preklaplja v uporabniškem meniju pod postavko Računi.
- Preklopnik Računi se v uporabniškem meniju (zgoraj desno, Moj račun) prikaže šele, ko je uporabnik član vsaj dveh računov.
- Zadnji izbrani račun si Kolio zapomni v piškotku
kolio.tenant; ob naslednji prijavi vas pot/startpelje naravnost vanj. - Vloga in dovoljenja veljajo na račun: isti uporabnik je lahko lastnik svojega računa in član ekipe v računu partnerja.
- Stran Moj profil pri razdelku Moja dovoljenja vedno pokaže dovoljenja v računu, ki je trenutno izbran.
Kako se uporabniki prijavljajo?
V Kolio se je mogoče prijaviti na dva načina: z Google računom (gumb Nadaljuj z Google računom) ali z e-pošto in geslom. Oba načina vodita do istega uporabnika, če je e-naslov enak.
| Način | Kako nastane | Geslo | Potrditev e-pošte |
|---|---|---|---|
| gumb Nadaljuj z Google računom na registraciji ali prijavi | ni potrebno; geslo lahko uporabnik doda pozneje na strani Moj profil | ni potrebna (naslov potrdi Google) | |
| E-pošta in geslo | obrazec na registraciji ali povezava za geslo od lastnika | najmanj 8 znakov, v bazi shranjeno samo kot zgoščena vrednost | po registraciji Kolio pošlje potrditveno sporočilo; povezava v njem velja 24 ur |
- Javna registracija ustvari samo lastnika novega računa s 7-dnevnim preizkusom. Skrbniki in člani ekipe nastanejo izključno na strani Uporabniki.
- Obstoječi e-naslov: registracija z e-naslovom, ki v Koliu že obstaja (geslo, Google ali le članstvo), ne ustvari ničesar — obrazec izpiše S tem e-naslovom že imate profil v Koliu — prijavite se z obstoječim računom. in ponudi gumb za prijavo.
- Sprememba gesla: na strani Moj profil v razdelku Sprememba gesla (trenutno geslo + novo geslo dvakrat). Uporabnik z Google prijavo brez gesla vidi razdelek Nastavitev gesla; ko geslo nastavi, ostaneta na voljo oba načina.
- E-pošta je prijavno ime in je na strani Moj profil ni mogoče spremeniti. Ime in priimek lahko uporabnik spremeni sam.
Kaj se zgodi, ko člana deaktiviram ali odstranim?
Lastnik ima na kartici člana dve ločeni možnosti: Deaktiviraj začasno zapre dostop, a ohrani vlogo in dovoljenja; Odstrani člana iz računa trajno izbriše. Lastnika ni mogoče niti deaktivirati niti odstraniti, prav tako lastnik ne more odstraniti samega sebe.
| Deaktiviraj | Odstrani | |
|---|---|---|
| Dostop do računa | zaprt, dokler ga lastnik znova ne aktivira | zaprt trajno |
| Vloga in dovoljenja | ohranjena (značka neaktiven) | izbrisana |
| Vrnitev | gumb Aktiviraj | lastnik ga doda znova kot novega člana |
| Uporabnikov račun v Koliu | nedotaknjen | izbrisan SAMO, če ni član nobenega drugega računa; sicer ostane |
| Članstva v drugih računih | nedotaknjena | nedotaknjena |
| Naloge in termini, dodeljeni članu | ostanejo, nosilec je še vpisan | ostanejo z vpisanim e-naslovom nekdanjega člana; samodejne prerazporeditve ni |
| Razpoložljivost člana (urnik, storitve) | ostane | izbrisana skupaj s članstvom |
Omejitve in pogosti zapleti
Upravljanje članov v Koliu je namenoma strogo: vse spremembe izvaja samo lastnik, povezave za geslo so enkratne in časovno omejene, drugega lastnika pa ni mogoče ustvariti.
- Število članov je odvisno od paketa: Zagon dovoli največ 3 aktivne uporabnike (skupaj z lastnikom), Rast in Po meri jih ne omejujeta (glej cenik). Nad mejo stran izpiše N od 3 uporabnikov in obrazec za dodajanje je onemogočen; ob prehodu z Rast na Zagon obstoječi člani ostanejo, dodati pa jih ni mogoče.
- Samo lastnik dodaja, ureja, deaktivira in odstranjuje člane. Član z dovoljenjem Uporabniki in dostopi seznam vidi, gumbi pa so zanj onemogočeni.
- Vloge in dovoljenj lastnika ni mogoče spremeniti — ima jih implicitno vsa.
- Povezava za geslo velja 7 dni, se uporabi enkrat in se po zaprtju okvirja ne da znova prikazati; izdajte novo.
- E-naslov člana je enoličen za celoten Kolio: isti naslov je vedno isti uporabnik, tudi če je član več računov.
- Ekipa Kolio za podporo lahko ob vaši prošnji vstopi v vaš račun z vsemi dovoljenji lastnika (pomoč pri nastavitvi, prenos lastništva). V seznamu članov se ne pojavi.