Kaj agent potrebuje, da lahko rezervira termin?
Kolio AI agent lahko rezervira termin šele, ko ima vsaj eno aktivno lokacijo z delovnim časom, vsaj eno aktivno storitev in vsaj enega člana, ki storitev izvaja in ima na tej lokaciji urnik.
Vse uredite v Nastavitve → Naročanje, ki ima štiri zavihke: Lokacije, Storitve, Razpoložljivost in Spletno naročanje. Agent v pogovoru sam pokliče orodja za iskanje prostih terminov in rezervacijo — vi določite le, kje, kaj in kdo.
- Lokacija (zavihek Lokacije): ime, naslov, delovni čas po dnevih v tednu in zaprtja (prazniki, kolektivni dopust). Lokacija je salon, poslovalnica ali »online«.
- Storitev (zavihek Storitve): ime, trajanje v minutah, neobvezno cena in opis. Storitev ni vezana na lokacijo — kje se izvaja, določa razpoložljivost članov.
- Razpoložljivost članov (zavihek Razpoložljivost): tedenski urnik vsakega člana na določeni lokaciji, po želji omejen na izbrane storitve. Katere storitve član izvaja, si nastavi v svojem profilu.
- Časovni pas podjetja (Nastavitve → Splošno): privzeto
Europe/Ljubljana. Po njem se štejejo delovni čas, izrisuje koledar in pošiljajo opomniki.
Kako dodam lokacijo in storitev?
Lokacija v Koliu je kraj, kjer stranke sprejemate; storitev je vse, na kar se stranka naroči: pregled, posvet, striženje, ogled ali sestanek. Vsaka storitev ima svoje trajanje, po katerem Kolio računa proste termine.
Dodajte lokacijo
Za dostop potrebujete dovoljenje
Nastavitve → Naročanje → Lokacijestoritve(lastnik računa ga ima vedno). Vpišite Ime (neobvezno angleško ime za tuje stranke), Naslov in kliknite Dodaj. Pri eni lokaciji agent stranke ne sprašuje, kam bi prišla.Vpišite delovni čas lokacije
Pod lokacijo izberite dan v tednu, uro od in do ter kliknite Dodaj. Ponovite za vsak dan; en dan ima lahko več oken (dopoldne in popoldne). Praznike in dopuste vpišite kot Zaprtje (od–do datuma, za eno ali vse lokacije).
Dodajte storitev
Vpišite Ime in Trajanje (min); cena in opis sta neobvezna. Kliknite Dodaj.
Nastavitve → Naročanje → StoritveNastavite razpoložljivost člana
Izberite člana in lokacijo, vpišite dan ter uri in po želji omejite vnos na izbrane storitve. Član mora imeti storitev označeno tudi v svojem profilu (Storitve, ki jih izvajam).
Nastavitve → Naročanje → RazpoložljivostPreverite v koledarju
V CRM → Koledar je delovni čas lokacije prikazan kot svetlejši pas; izven njega je ozadje zatemnjeno.
CRM → KoledarPreizkusite z agentom
V AI pomočniki → Klicni simulator recite: »Rad bi se naročil na [ime storitve]«. Agent mora našteti proste termine (pri več lokacijah najprej vpraša za lokacijo). Rezervacija v simulatorju se zapiše v pravi koledar, zato jo po preizkusu prekličite.
| Polje | Kaj pomeni | Meje in privzetek |
|---|---|---|
| Ime | Po imenu agent poišče storitev: najprej točno ujemanje, nato ime, ki vsebuje izrečeni niz. Uporabite imena, kot jih izgovorijo stranke. | obvezno |
| Trajanje (min) | Dolžina termina in hkrati korak iskanja: prosti termini si sledijo brez vmesnih lukenj (9:00, 9:30, 10:00 pri 30 min). | 5–480 min, korak 5, privzeto 30 |
| Cena (€) | Informativno; agent jo lahko navede, če jo vprašajo. Ne izdaja ponudb in ne obračunava. | neobvezno, decimalna vejica ali pika |
| Opis | Kratek opis za agenta in ekipo. | neobvezno |
| Spletno naročanje | Stikalo, ali je storitev na voljo tudi na javni strani za naročanje (glej Spletno naročanje). | izklopljeno |
Ob shranjevanju nastane še slug (ASCII oznaka iz imena), ki se ob preimenovanju ne spremeni. Sprememba trajanja velja samo za nove termine. Kapacitete storitev ni več: število hkratnih terminov je enako številu prostih članov na lokaciji.
| Polje | Kaj pomeni |
|---|---|
| Ime / angleško ime | Agent ga izgovori in po njem ujame lokacijo, ki jo stranka pove (»v Ljubljani«). Angleško ime vidijo tuje stranke na javni strani. |
| Naslov | Agent ga lahko pove stranki, ko ga vpraša; na javni strani je pod izbiro lokacije. |
| Delovni čas | Okna po dnevih v tednu; izven njih prostih terminov ni, ne glede na urnike članov. |
| Zaprtja | Datumska obdobja (prazniki, dopust) za eno ali vse lokacije. Termini v zaprtju niso prosti. |
| Aktivna | Neaktivna lokacija se ne ponuja agentu in na javni strani; obstoječi termini ostanejo. |
Kako nastavim delovni čas lokacije in razpoložljivost članov?
Kolio pozna dve plasti razpoložljivosti: delovni čas lokacije (kdaj je poslovalnica odprta, velja za vse) in urnik posameznega člana na lokaciji (kdaj je določena oseba tam na voljo in za katere storitve). Prost termin mora ustrezati obema; urnika storitve ni več.
Delovni čas lokacije
Delovni čas vpisujete na zavihku Nastavitve → Naročanje → Lokacije pod vsako lokacijo. Vsaka vrstica je en dan v tednu z uro od in do; vrstice se ponavljajo vsak teden. Izbrišete jih z ✕ ob vrstici. Zaprtja (prazniki, dopust) vpišete kot datumsko obdobje.
Urnik člana ekipe
Urnik člana uredite na zavihku Nastavitve → Naročanje → Razpoložljivost (dovoljenje storitve). Vsak vnos je vezan na lokacijo; tedenski vnos lahko omejite na izbrane storitve (npr. dopoldne samo pregledi). Katere storitve član sploh izvaja, si vsak nastavi sam v svojem profilu, v razdelku Storitve, ki jih izvajam.
Izberite člana in lokacijo
Privzeto je izbran vaš urnik; drugega člana in lokacijo izberete v izbirnikih na vrhu.
Nastavitve → Naročanje → RazpoložljivostVpišite datum in uri
Dan v tednu se izpelje iz datuma. Od in Do sta v korakih po 5 minut, privzeto 09:00–17:00.
Izberite vrsto vnosa
Stikalo Ponavlja se vsak teden naredi tedenski urnik (neobvezno z datumom Ponavlja se do dneva in izborom Storitve, ki jih član takrat izvaja; prazno = vse njegove). Stikalo Odsotnost (dopust, izostanek) naredi blokado, po želji Cel dan in Odsoten do dneva. Brez obeh stikal nastane enkraten dodatni termin.
Shranite
Če se vnos prekriva z obstoječim ali pade izven delovnega časa lokacije, Kolio opozori in ponudi Vseeno shrani. V razdelku Tedenski pregled vidite nastavljeno razpoložljivost (ne prostih terminov).
| Vnos | Kako ga naredite | Učinek |
|---|---|---|
| Ponavljajoči urnik | stikalo Ponavlja se vsak teden | Član je na tej lokaciji na voljo vsak ta dan v tednu od datuma vnosa do izbranega konca (ali brez konca), za izbrane ali vse svoje storitve. Lahko ga začasno izklopite z Izklopi. |
| Enkraten dodatni termin | brez stikal | Član je na ta dan na tej lokaciji na voljo v vpisanem oknu, tudi če ga tedenski urnik ne pokriva. |
| Odsotnost | stikalo Odsotnost | Blokada za del dneva ali cel dan (velja na vseh lokacijah); pri odsotnosti do dneva se ustvari po ena blokada na dan, največ 92 dni naenkrat. |
Kako agent izbere termin?
Kolio AI agent išče proste termine z istim jedrom kot koledar ekipe in javna stran (getFreeSlots): za izbrano storitev in lokacijo preveri delovni čas lokacije, zaprtja, urnike članov, ki storitev tam izvajajo, in že rezervirane termine, nato stranki predlaga prve tri proste.
- Lokacija najprej. Če ima naročnik več lokacij, agent stranko pred iskanjem vpraša, kje želi termin (»v Ljubljani ali v Mariboru?«); pri eni lokaciji tega ne sprašuje. Seznam lokacij z naslovom in delovnim časom ima v sistemskem pozivu, zato poslovalnice ne zanika, tudi če je baza znanja ne omenja.
- Korak iskanja = trajanje storitve. Pri 30-minutni storitvi so predlogi 9:00, 9:30, 10:00 … znotraj delovnega časa lokacije.
- Najzgodnejši termin je privzeto 60 minut od trenutka klica, najkasnejši 30 dni naprej. Obe vrednosti nastavite v Nastavitve → Naročanje → Storitve, kartica Rezervacijsko okno agenta; veljata za vse storitve, prazno polje pomeni privzetek.
- Prost izvajalec: termin je prost, dokler je na lokaciji vsaj en član, ki storitev izvaja, ima takrat urnik in še nima drugega termina. Število hkratnih terminov = število prostih članov.
- Nosilec se botovemu terminu dodeli samodejno le, kadar je ob tem času na voljo natanko en član; sicer termin ostane nedodeljen in ga ekipa dodeli v koledarju.
- Termini, ki se dotikajo (konec enega = začetek drugega), se ne prekrivajo.
| Orodje | Kaj naredi | Obvezno od stranke |
|---|---|---|
poglej_storitve | Našteje aktivne storitve in lokacije z naslovom in delovnim časom, po želji za določen kraj. | — |
poisci_proste_termine | Vrne prve 3 proste termine za storitev v obdobju (privzeto naslednjih 14 dni); pri več lokacijah pove tudi lokacijo termina. | ime storitve; pri več lokacijah lokacija |
ustvari_termin | Rezervira termin na lokaciji, ustvari ali dopolni kontakt v CRM in vrne kodo termina. Pri več lokacijah brez lokacije zavrne in agentu naroči, naj vpraša stranko. | začetek; pri več lokacijah lokacija; po navodilih agenta še storitev, ime in priimek, telefon, po potrebi e-pošta |
prestavi_termin / preklici_termin | Prestavi (lokacija ostane ista) ali prekliče obstoječ termin po kodi. | koda termina |
poglej_koledar | Pokaže do 8 terminov klicatelja ali obdobja (po telefonu ali imenu). | — |
Kontakt se poveže po normalizirani telefonski številki, sicer po e-pošti; če ne obstaja, ga agent ustvari (glej CRM in naloge).
poisci_proste_termine(storitev: "Pregled", lokacija: "Ljubljana", od_datuma: "2026-09-16")
→ Prosti termini za Pregled na lokaciji Ljubljana: sreda 16. 9. ob 9:00; sreda 16. 9. ob 9:30; sreda 16. 9. ob 10:00.
ustvari_termin(storitev: "Pregled", lokacija: "Ljubljana", zacetek: "2026-09-16T09:30", ime: "Ana", priimek: "Novak", telefon: "041 123 456")
→ Uspešno: termin za Pregled rezerviran (sreda 16. 9. ob 9:30, lokacija Ljubljana). Koda: 3f2c…
ustvari_termin(…, zacetek: "2026-09-16T20:00") # izven delovnega časa
→ Napaka orodja ustvari_termin: Termin je izven delovnega časa lokacije.Koledar in Termini za ekipo
Koledar v Koliu (CRM → Koledar, dovoljenje termini) prikazuje vse termine tenanta — tiste, ki jih je rezerviral agent, ki jih je vpisala ekipa, ki so prišli z javne strani ali prek API in MCP — v tedenskem ali dnevnem pogledu. Isti termini so kot seznam s filtri na strani CRM → Termini.
- Pogled: privzeto tedenski (pon–ned), na zaslonih pod 768 px dnevni; izbira se shrani v brskalniku. Koledar se sam osveži vsakih 60 sekund.
- Nov termin: klik na prosto mesto (na dotik tap) odpre dialog s polji Storitev, Lokacija, Naslov, Datum, Ura, Trajanje (min), Stranka (iskanje po imenu ali telefonu), Nosilec, Opombe in stikalom Pošlji stranki potrditveni e-mail.
- Interni vnos z opozorilom: če termin pade izven delovnega časa lokacije, na dan zaprtja ali ko noben izvajalec ni prost, Kolio opozori in ponudi Vseeno shrani. Ekipa lahko torej zavestno vpiše izjemo; agent, javna stran in API izjem ne delajo.
- Prost dogodek: izberite — brez storitve — in vpišite naslov. Prosti dogodki (sestanki, malica) ne zasedajo izvajalcev in ne preverjajo prekrivanja — interni koledar dovoli vzporedne sestanke.
- Prestavitev: povlecite kartico (na dotik dolg pritisk 350 ms); trajanje spremenite z vlečenjem spodnjega roba. Oboje se pripenja na 5 minut in zahteva potrditev (Prestavim termin? / Spremenim trajanje?); lokacija termina ostane.
- Filtri: po storitvi, po lokaciji (če jih je več), Nosilec: Vsi / Moji in stikalo Preklicani.
- Termini (seznam): CRM → Termini našteje termine po obdobju, storitvi, lokaciji, nosilcu, viru in statusu; filtri so v URL-ju, zato lahko pogled delite s sodelavci.
| Oznaka | Pomen |
|---|---|
| potrjen (privzeto) | Rezerviran termin; nastane ob vsaki rezervaciji iz koledarja, agenta ali API. |
| nepotrjen | Status pending; prikazan v jantarni barvi. V dialogu koledarja ga ni mogoče nastaviti, pride prek API ali MCP (update_event). |
| opravljen / ni prišel | Statusa completed in no_show; prav tako prek API ali MCP. |
| preklican | Siv, prečrtan; skrit, dokler ne vklopite filtra Preklicani. Ne zaseda izvajalca in ga ni mogoče vleči. |
| značka »agent« / »splet« / »API« | Vir termina: rezerviral ga je AI agent, prišel je z javnega obrazca ali ga je ustvarila integracija. |
Stranke lahko termine rezervirajo tudi same na javni strani — glej poglavje Spletno naročanje; taki termini imajo vir »Spletno naročanje«.
Kdaj stranka prejme opomnik na termin?
Kolio pošlje stranki en e-poštni opomnik na dan termina, ko je v časovnem pasu podjetja ura vsaj 7:30, za vse današnje termine, ki so še v prihodnosti in niso preklicani.
- Opomnik gre iz vašega poštnega predala, ki ga povežete v Nastavitve → E-pošta: najprej IMAP/SMTP, sicer Google račun (Gmail). Brez povezanega predala opomnikov ni; napaka se zabeleži, termin ostane. Glej E-pošta.
- Pošlje se samo, če ima kontakt termina e-poštni naslov. Termin brez kontakta ali kontakt brez e-pošte opomnika ne dobi; SMS opomnikov Kolio nima.
- Vsebina: zadeva »Opomnik na termin«, besedilo z imenom storitve (ali naslovom dogodka) in datumom. Besedilo trenutno ni prilagodljivo in je v slovenščini.
- Preverjanje teče vsako uro ob :30, zato termini, ustvarjeni po 7:30, dobijo opomnik ob naslednjem teku. Vsak termin dobi največ en opomnik (dvojna zaščita: časovni žig na terminu in zapis v CRM e-pošti).
- Potrditev ob rezervaciji se pošlje samo, kadar termin ustvari ekipa v koledarju in pusti vklopljeno stikalo Pošlji stranki potrditveni e-mail (zadeva »Potrditev termina«). Termini agenta, API in MCP potrditve ne pošiljajo.
Omejitve in pogoste težave
Najpogostejši vzrok, da Kolio agent »ne najde prostega termina«, je manjkajoča ali preozka razpoložljivost — delovni čas lokacije ali urnik članov — in ne napaka agenta. Spodnja tabela vodi od simptoma do nastavitve.
| Simptom | Verjeten vzrok | Kaj preverite |
|---|---|---|
| »Te storitve ne najdem« | Storitev ne obstaja, je neaktivna ali se njeno ime ne ujema z izrečenim. | Nastavitve → Naročanje → Storitve: ime vsebuje besedo, ki jo uporabljajo stranke; storitev ni označena »Neaktivna«. V navodilih agenta naštejte sopomenke. |
| »Lokacije … ne najdem« | Stranka je povedala kraj, ki ne ustreza nobeni aktivni lokaciji. | Nastavitve → Naročanje → Lokacije: ime lokacije vsebuje kraj, kot ga izgovorijo stranke (npr. »Ljubljana Rudnik«), lokacija je aktivna. |
| »Ni prostih terminov v tem obdobju« | Lokacija nima delovnega časa ali je zaprta, noben član, ki storitev izvaja, nima urnika na tej lokaciji, ali so okna krajša od trajanja. | Zavihka Lokacije (delovni čas, zaprtja) in Razpoložljivost — vsaj en član z urnikom na lokaciji, ki ima storitev v profilu. |
| Termini so vedno šele čez uro ali več | Najkrajši rok rezervacije je privzeto 60 min od klica. | Spremenite ga v Nastavitve → Naročanje → Storitve → Rezervacijsko okno agenta. |
| Agent ne ponudi terminov čez več kot mesec | Obzorje rezervacij je privzeto 30 dni. | Spremenite ga v Nastavitve → Naročanje → Storitve → Rezervacijsko okno agenta. |
| Dva termina ob istem času pri enem izvajalcu | Eden je bil vpisan interno z Vseeno shrani ali je prost dogodek — ti ne preverjajo izvajalcev. | V CRM → Termini filtrirajte po nosilcu; interne izjeme vpisujte premišljeno. |
| Termini so zamaknjeni za eno ali dve uri | Napačen časovni pas podjetja ali čas iz integracije z odmikom. | Nastavitve → Splošno → Časovni pas; v API/MCP pošiljajte čase brez odmika ali s pravilnim odmikom. |
| Stranka ni dobila opomnika | Kontakt brez e-pošte, nepovezan poštni predal ali preklican termin. | Kartica kontakta (e-pošta), Nastavitve → E-pošta, status termina. |
Kaj Kolio (še) ne zna
- Sinhronizacije z Google Koledarjem ni. Termini živijo samo v Koliu. Google povezava v Nastavitve → E-pošta služi izključno pošiljanju prek Gmaila.
- Zunanji koledar ali rezervacijski sistem povežete prek MCP strežnika ali REST API-ja (orodja
list_locations,find_free_slots,create_event,update_event…): zunanji sistem bere in piše v Koliov koledar s ključem z obsegombookings:write. Glej API in MCP. - Odmora med termini (buffer) ni; če ga potrebujete, podaljšajte trajanje storitve.
- Koledar naloži največ 62 dni naenkrat; urniki članov se v koledarju ne rišejo, prikazan je delovni čas lokacij.
- Samo ekipa lahko z Vseeno shrani vpiše termin izven delovnega časa ali brez prostega izvajalca; agent, javna stran, API in MCP pravila vedno upoštevajo.