Kaj nastane iz pogovora z agentom?
Iz vsakega pogovora Kolio vedno shrani zapis pogovora s prepisom; kontakt in nalogo agent ustvari le, kadar to zahteva vsebina pogovora ali vaša navodila — nič ne nastane samodejno »na zalogo«.
| Kanal | Zapis pogovora | AI povzetek | Kontakt | Naloga |
|---|---|---|---|---|
| Telefonski klic (agent) | prepis po vlogah (stranka/agent), številka klicatelja, trajanje; shrani se le, če je stranka sploh govorila | da: storitev, zanimanje, priporočeno dejanje, zbrani podatki, jezik | z orodjem ustvari_kontakt ali ob rezervaciji termina | z orodjem ustvari_nalogo |
| Spletni klepet | prepis in priloge obiskovalca | ne | kot pri klicu | kot pri klicu |
| E-pošta (dohodna) | sporočilo v CRM e-pošti, pripeto na kontakt z istim naslovom | AI osnutek odgovora glede na način dela (glej E-pošta) | nikoli samodejno — gumb Ustvari kontakt | z orodjem ustvari_nalogo ob AI odgovoru |
| Klic prek softphona (ekipa) | smer klica, trajanje, prepis (če je vklopljen) | kratek povzetek | ročno | ročno |
- Kontakt se ob klicu ne ustvari samodejno iz telefonske številke. Agent ga shrani z orodjem
ustvari_kontakt(ime, priimek, telefon, e-pošta, podjetje, opomba — vsa polja neobvezna) ali ob rezervaciji termina zustvari_termin. Pri tem najprej poišče obstoječi kontakt po telefonski številki, nato po e-naslovu, in ga ne podvaja. - Naloga nastane z orodjem
ustvari_nalogo, kadar agent zadeve ne more dokončati sam: povratni klic, pritožba, posebna zahteva, neuspela rezervacija. Naloga dobi naslov in opis, status Nova, vir »agent« in v časovnici avtorjabot; nosilca dobi le, če je v Nastavitve → Agent izbran privzeti prejemnik nalog, sicer ostane brez nosilca. - Kaj sme agent narediti, določate v AI pomočniki → Navodila agenta — npr. »ob vsakem povpraševanju shrani kontakt in ustvari nalogo za prodajo« (glej Navodila za agenta).
- Pogovori iz Klicnega simulatorja in Spletnega simulatorja se ne zapisujejo; kontakti, naloge in termini, ki jih agent v njih ustvari, pa so pravi.
Kako delajo kontakti?
Kontakt v Koliu je stranka z imenom, telefonom in e-pošto, na katero se pripenjajo pogovori, termini, e-pošta in opombe. Za delo s kontakti potrebujete dovoljenje kontakti (CRM → Kontakti).
| Polje | Opomba |
|---|---|
| Ime, Priimek | Vsaj eno od polj ime, priimek, telefon ali e-pošta mora biti izpolnjeno. |
| Telefon | Shrani se v enotni obliki (+38641…): slovenski zapis z vodilno ničlo dobi predpono +386, tuje številke ostanejo, kot so. Po normalizirani številki Kolio išče in povezuje pogovore. |
| E-pošta | Po njej se pripenjajo dohodna sporočila (primerjava brez razlikovanja velikih in malih črk). |
| Podjetje | Neobvezno; vključeno v iskanje. |
| Oznake | Poljubne, ločene z vejico. Filter v seznamu vrne kontakte, ki imajo vse izbrane oznake. |
| Zabeležke | Prosto besedilo na kontaktu (za razliko od Opomb, ki so datirani vnosi z avtorjem). |
| Privolitev GDPR / za marketing | Datum, vir (manual ob ročni kljukici, email ob potrditvi prek povezave) in član, ki jo je vpisal. Že vpisani datum se ob urejanju ohrani. |
Odprite pogovor
V seznamu Pogovori izberite pogovor brez značke Kontakt.
PogovoriKliknite »Dodaj kontakt« (klic) ali »Ustvari kontakt« (e-pošta)
Kolio najprej poišče kontakt z isto normalizirano številko oz. istim e-naslovom; če obstaja, uporabi njega, sicer ustvari novega. Ime lahko vpišete ali pustite prazno (»Neimenovan kontakt«).
Preverite pripenjanje
Na novi kontakt se pripnejo vsi dosedanji pogovori iste številke oz. vsa sporočila istega naslova, ne le izbrani.
Po želji pošljite prošnjo za privolitev
Po shranjevanju kontakta z e-pošto Kolio ponudi pošiljanje e-sporočila z gumboma za privolitev (GDPR in trženje ali samo GDPR). Odgovor stranke se zapiše s virom
email.
- Iskanje v seznamu išče po imenu, priimku, e-pošti, telefonu (tudi normaliziranem) in podjetju; seznam se nalaga po 10 z gumbom Naloži več.
- Opombe so datirani vnosi z avtorjem (član ali
api:ime ključapri integracijah); prilog k opombam vmesnik trenutno ne omogoča. - Združevanja dveh kontaktov ni; dvojnike preprečuje ujemanje po telefonu in e-pošti ob ustvarjanju iz pogovora in pri orodjih agenta, ročno vpisan kontakt pa se ne preverja.
- Izbris s kartice kontakta odstrani kontakt in njegove opombe; pogovori, termini, naloge in e-pošta ostanejo brez kontakta. Za izbris po zahtevi stranke uporabite pot GDPR (spodaj), ki izbriše tudi priloge.
Kdo dobi nalogo in kako jo ekipa vodi?
Naloga v Koliu je delovni nalog za vašo ekipo z naslovom, opisom, statusom, prioriteto od 0 do 3, rokom, nosilcem in časovnico vseh sprememb. Nova naloga iz pogovora je brez nosilca, razen če ste v Nastavitve → Agent izbrali privzetega prejemnika nalog — takrat jo dobi on in prejme obvestilo.
- Kdo jo dobi: naloga iz agenta ali API-ja je »brez nosilca« in vidna vsem članom z dovoljenjem
nalogev CRM → Naloge. Privzetega prejemnika nastavite v Nastavitve → Agent → Privzeti prejemnik nalog (mora biti aktiven član; če ni več, naloge spet nastajajo brez nosilca); sicer ekipa nalogo dodeli s poljem Dodeli uporabniku. V oknu naloge je povezava Odpri pogovor na izvorni klic ali klepet. Nosilec mora biti član vašega računa (e-pošta se preveri). - Obvestilo: ob dodelitvi Kolio pošlje nosilcu e-sporočilo »Nova naloga: …« — če je član aktiven, ni sam sebi dodelil naloge in ima v svojem profilu vklopljeno obveščanje o dodeljenih nalogah. Ob nalogi brez nosilca obvestila ni.
- Statusi: Nova → V teku → V čakanju → Zaključena → Arhivirana; menjate jih v izbirniku v vrstici ali v oknu naloge. Seznam filtrirate po statusu in s preklopom Moje naloge/Vse naloge; razvrščen je po prioriteti, roku in času nastanka.
- Prioriteta: 0 (brez) do 3 zvezdice; poimenovanih stopenj ni.
- Vir: »agent« (orodje agenta), »admin« (ekipa, tudi gumb Dodaj nalogo v Pogovorih, ki nalogo predizpolni iz povzetka) ali »API«.
- Brisanja nalog v vmesniku ni — zaključene naloge arhivirajte. Brisanje je mogoče prek REST API in MCP (
tasks:write).
| Dogodek | Kdaj nastane | Kaj vsebuje |
|---|---|---|
created | ob ustvarjanju | naslov naloge; avtor je član, bot ali api:ime ključa |
status | ob menjavi statusa | »staro → novo« |
assigned | ob (pre)dodelitvi | »prejšnji → novi nosilec« (— = brez) |
priority | ob spremembi prioritete | »0 → 2« |
due | ob spremembi roka | novi rok ali — |
comment | komentar člana ali sprememba naslova/opisa/stranke | besedilo in priloge (do 5 datotek) |
Časovnico vidite v oknu naloge (klik na vrstico ali povezava ?naloga=ID). Isti dogodki nastanejo tudi, ko nalogo spremeni integracija.
Kje vidim vse termine?
V CRM → Termini je seznam vseh terminov podjetja — tistih, ki jih je sklenil agent po telefonu ali v klepetu, ki so prišli prek spletnega naročanja, API-ja ali jih je ekipa vpisala ročno. Koledar (CRM → Koledar) je za pregled po dnevih in premikanje; seznam je za iskanje, filtriranje in hitro spreminjanje statusov.
- Vir termina pove, od kod je prišel: klic, spletni klepet, spletno naročanje, interno (ekipa) ali API.
- Hitre akcije v vrstici: potrdi, opravljeno, ni prišel, prekliči; vrstica odpre termin v koledarju.
- Nov termin odpre koledar z obrazcem; če je termin izven delovnega časa lokacije ali razpoložljivosti člana, Kolio opozori in vpraša, ali ga vseeno shrani — to sme le ekipa, agent in spletno naročanje takih terminov ne ustvarita.
- Seznam se nalaga po 50 vrstic (»Naloži več«); uporabniki brez dovoljenja Termini ga ne vidijo.
Kje vidim vse pogovore?
Stran Pogovori (dovoljenje klicni-center) združuje telefonske klice, spletne klepete in e-pošto v enem seznamu z enotnim iskanjem in filtri; iz vsakega pogovora lahko neposredno ustvarite kontakt, nalogo ali termin.
- Filtri: po vrsti (Telefon, Splet, E-pošta, Vsi), Samo neprebrani, iskanje po imenu, številki, naslovu ter besedilu prepisa in povzetka; število na stran 10/20/50.
- Samo stranke / Vsa pošta: privzeto so skrita množična sporočila (novičniki, sistemska obvestila, samodejni odgovori), ki jih Kolio ob prejemu označi po glavah sporočila. Vsa pošta jih pokaže.
- Niti: klici z iste številke so združeni v eno nit, seja se prekine po 30 minutah tišine; e-pošta se združuje po kontaktu, brez kontakta po naslovu sogovornika.
- Značke v seznamu: Kontakt, Termin, Naloga, Osnutek AI.
- Panel pogovora: prepis po vlogah, pri klicih povzetek (Zanimanje, Storitev, Priporočena naloga, Zbrani podatki) in trajanje; gumbi Pokliči (softphone), Odpri kontakt / Dodaj kontakt, Dodaj v koledar, Dodaj nalogo; pri e-pošti Odgovori, Pripravi osnutek z AI, Pošlji.
- Zvočnih posnetkov klicev Kolio ne shranjuje — hrani se prepis.
Katere priloge sprejme Kolio?
Kolio sprejme priloge v e-pošti, komentarjih nalog in spletnem klepetu; vsaka datoteka gre skozi preverjanje vsebine, sprejete pa so samo slike PNG, JPEG, WebP, GIF in dokumenti PDF.
| Kje | Na datoteko | Na sporočilo / pogovor |
|---|---|---|
| E-pošta (odgovor ali novo sporočilo), komentar naloge | 10 MB | 20 MB in največ 5 datotek na sporočilo |
| Spletni klepet (obiskovalec) | 4 MB | največ 3 priloge na pogovor |
| Dohodna e-pošta | 10 MB | isto kot pri odhodni; večje priloge se izpustijo |
Tip datoteke Kolio določi po vsebini (magic bytes), ne po končnici. Slike se ponovno kodirajo (odpadejo EXIF podatki), PDF z JavaScriptom, samodejnimi dejanji ali vgrajenimi datotekami je zavrnjen. HTML, SVG, ZIP in pisarniški dokumenti niso dovoljeni.
- Prenos vedno teče prek
/api/files/[id]?tenant=…z preverjanjem članstva in dovoljenja (klicni-center,nalogealikontaktiglede na vrsto); neposredna povezava do shrambe nikoli ne zapusti strežnika. - PDF se vedno prenese kot datoteka (ne odpre v brskalniku), slike imajo sličico.
- Priloge, ki niso bile pripete k nobenemu sporočilu v 24 urah (npr. prekinjeno pisanje), Kolio samodejno počisti.
Kako izvozim ali izbrišem podatke stranke (GDPR)?
Kolio ponuja izvoz podatkov računa v JSON, trajen kaskadni izbris kontakta in samodejno hrambo z rokom brisanja prepisov; vse troje je na strani Nastavitve → GDPR in zasebnost (dovoljenje nastavitve).
Poiščite ID kontakta
Odprite kontakt v CRM → Kontakti; ID je zadnji del naslova v brskalniku (
CRM → Kontakti/kontakti/ID).Odprite GDPR in zasebnost
V razdelku Izbris kontakta vnesite ID.
Nastavitve → GDPR in zasebnostPotrdite izbris
Kolio najprej trajno izbriše vse priloge kontakta (datoteke in zapise), nato kontakt z opombami in prošnjami za privolitev. Termini, pogovori, naloge in e-pošta ostanejo, a brez povezave na kontakt (
contact_id = NULL).Po potrebi izvozite prej
Če stranka zahteva kopijo podatkov, izvoz opravite pred izbrisom — izbrisa ni mogoče razveljaviti.
| Podatek | Učinek |
|---|---|
| Priloge kontakta (e-pošta, klepet, naloge) | trajno izbrisane — datoteka in zapis |
| Opombe, prošnje za privolitev | izbrisane |
| Termini, pogovori, naloge, e-pošta | ostanejo; polje kontakta postane prazno |
| Prepisi pogovorov | ostanejo do poteka roka hrambe (spodaj) |
Izvoz podatkov
Gumb Izvozi (JSON) v razdelku Izvoz podatkov prenese datoteko s kontakti, termini in pogovori celotnega računa (tenantId, exportedAt, contacts, bookings, conversations). Naloge, opombe in e-pošta v tem izvozu trenutno niso vključene; e-pošto izvozite iz Pogovorov, naloge prek API-ja (tasks:read).
Hramba podatkov
Samodejno čiščenje teče v ozadju enkrat na dan in briše prepise pogovorov, starejše od roka hrambe vašega paketa, ter revizijski dnevnik, starejši od 730 dni. Isto čiščenje lahko sprožite ročno z gumbom Zaženi čiščenje in lastnimi vrednostmi Transkripti (dni) in Audit log (dni).
Omejitve in kaj se zgodi, ko …
Kolio CRM je namenoma preprost: en tenant, ena tabela kontaktov, brez lijakov in brez samodejnega ustvarjanja zapisov — spodnji seznam našteva meje, na katere naletite najprej.
| Kaj se zgodi, ko … | Odgovor |
|---|---|
| stranka pokliče, a ne pove imena | Zapis pogovora nastane s številko klicatelja; kontakta ni, dokler ga ne ustvari agent (orodje) ali ekipa z Dodaj kontakt. |
| ista stranka pokliče z dveh številk | Nastaneta dve niti; ob ustvarjanju kontakta iz druge številke nastane drug kontakt. Združevanja kontaktov ni — telefon lahko ročno popravite. |
| agent ustvari nalogo, a nihče ne dobi obvestila | Naloga iz pogovora je brez nosilca; obvestilo gre šele ob dodelitvi. Nastavite Privzeti prejemnik nalog v Nastavitve → Agent ali naj vsaj en član redno pregleduje CRM → Naloge s filtrom Nova. |
| nalogo ustvari integracija | V časovnici je avtor api:ime ključa; webhooka task.created in task.updated sprožata samo API in MCP, ne vmesnik. |
| priloga je večja od 10 MB ali napačnega tipa | Kolio jo zavrne z napako ob nalaganju; dohodno e-pošto shrani brez te priloge. |
| pogovor je iz simulatorja | Ne zapiše se; ustvarjeni kontakt/naloga/termin pa so pravi in jih po preizkusu pobrišite oz. arhivirajte. |
- Izvoza kontaktov v CSV ni; na voljo je GDPR izvoz JSON in REST API (
contacts:read), glej API. - Nalog ni v obliki kanban table — samo seznam s filtri.
- Kartica kontakta prikaže zadnjih 20 povezanih klicev.
- Seznam nalog prikaže do 300 nalog po trenutnem filtru.
- Dostop do CRM je za integracije omejen z obsegi ključa
contacts:*intasks:*, ki ne presegajo dovoljenj člana, ki je ključ izdal.